01 dec Anders werken voor meer verbinding
Door Tessa Jonker
Hoewel we onszelf bezig houden met het vergroten van werkkracht, komt het bij ons zelf ook voor dat de energie in het team verandert. Zo ook de laatste tijd. Waar we begonnen met een paar opdrachten, breiden we steeds meer uit waardoor er veel taken en verantwoordelijkheden bijkomen. Daarbij zorgen de maatregelen ervoor dat we creatief moeten omgaan met georganiseerde groepsbijeenkomsten, en dat we minder vaak bij elkaar zijn dan we zouden willen. Het was voor ons aanleiding om onze eigen organisatie onder de loep te leggen.
Wat doen we eigenlijk?
Er was te weinig overzicht, zo was onze conclusie. We kwamen er achter dat niet iedereen op de hoogte was van belangrijke activiteiten, en dat sommige kleine taken juist teveel betrokken mensen hadden. Lief, maar niet noodzakelijk. Het kon makkelijker, efficiënter vonden we. En vooral leuker. We besloten meer duidelijkheid aan te brengen in hoe onze taken verdeeld waren door een maand lang bij te houden waar iedereen zich mee bezig hield. Zo kregen we een mooi overzicht van onze activiteiten.
Schrappen maar!
Na een maand kwamen we bij elkaar voor een inventarisatie van deze activiteiten. Zelfs in een organisatie met minder dan 20 medewerkers ontdek je dat er taken worden uitgevoerd waar je geen weet van had, of dat er taken worden gedaan die mogelijk niet noodzakelijk zijn. We konden dus gaan schrappen. Wat hebben we nodig om te voorzien in de reden dat onze organisatie bestaat: praktische leefstijlinterventies en het vergroten van werkkracht?
Al snel kwamen we op een aantal basistaken uit. Zo hebben we mensen die de markt op moeten, mensen die zorgen voor onze zichtbaarheid, mensen die administratieve taken uitvoeren, mensen die creatieve ideeën bedenken en mensen die zorgen voor de ontwikkeling van inhoud zoals opleidingen en interventies. Er ontstond een mooi overzicht. Ook bleek dat mensen belast waren met taken zoals het onderhouden van netwerk, of het schrijven van inhoud – terwijl ze hier niet blij van werden. In plaats van ‘doen zoals we het deden’ besloten we te doen waar we energie van kregen.
Ruimte voor inhoud, proces maar ook emoties
Tot slot bedachten we een structuur waarin we 1) elkaar op de hoogte hielden van de belangrijkste vorderingen en 2) waarin we inhoudelijk met elkaar konden sparren en 3) waarin er ruimte was voor emoties en verbinding. Want ondanks onze onvrede over de werkwijze, hadden we het er nooit concreet over gehad. Daar was duidelijk geen ruimte voor. Deze ruimte moesten we maken, maar met duidelijk onderscheid tussen het moment waarop inhoud aan de orde komt. Zo lopen deze onderwerpen niet door elkaar en merkten we veel minder spanning en irritatie.
Experimenteren & Loslaten
We experimenteerden hier een maand mee. Na een maand evalueerden we en kwamen we tot de conclusie dat de nieuwe werkwijze een belangrijke toename in werkplezier veroorzaakte. Wel maakten we fouten – gelukkig maar! Want je maakt ze maar een keer. Een valkuil waar we nog steeds wel instappen, is dat we ons toch bemoeiden met zaken waarvoor we een verantwoordelijke hadden aangewezen. De les? Loslaten dus!
Een andere valkuil was het nemen van beslissingen die niet hoorden bij de rol die we voor onszelf hadden geformuleerd. Maar door dit te bespreken in het regelmatige overleg over het proces en de samenwerking kunnen we dit tijdig bespreken en aanpassen. We hebben meer duidelijkheid, verbinding en we en we doen waar we energie van krijgen.
Onze conclusie: we hebben een werkwijze gevonden die voor ons werkt. Het is gestoeld op Holacracy met onze eigen tweaks. Wij ervaren meer energie en werkplezier. Misschien dat de video van Cees van der Zwan hier nog een betere verklaring voor kan geven.