16 jun De lachende ambtenaar
door Karel Jonker
Het lijken twee werelden soms, die van de overheid en die van de burger waar de overheid voor dient. Dienen in de letterlijke zin. Hiermee bedoel ik het creëren van een prettige leefomgeving, woongenot en voldoende ruimte om te leven, te ontwikkelen en te verpozen. En natuurlijk zijn er regels, wetten en afspraken waar we ons aan houden om een samenleving te zijn. Wethouders en raadsleden vertegenwoordigen partijen en deze partijen vertegenwoordigen weer de samenleving of andersom maar in elk geval is het democratisch en aan ons, de burgers, de bewoners van die gemeenten dat hun belang is gediend. Niet dat het iedereen altijd maar naar de zin moet worden gemaakt. Het is geven en nemen. Om dit te kunnen doen, zijn overheden gaan organiseren en hebben systemen bedacht om een en ander snel efficiënt en soepel te laten verlopen. Begrijpelijk en broodnodig.
Zelf ontdekte ik dat structuur en efficiënt werken blijkbaar in ons systeem is ingebakken als een behoefte. Ik reisde op mijn motor solo naar Santiago de Compostella. De ruimte om iets mee te nemen is beperkt dus nam ik een klein tentje, primus, wat kookgerei en niet te veel kleding mee. Elke dag een stukje en elke dag een andere slaapplek. Soms op een camping, soms ergens onderweg. Ik ontdekte al snel dat het opzetten van de tent en het inrichten van mijn bivak per dag efficiënter en sneller ging. Ongemerkt slopen patronen in mijn werkwijze en op den duur kreeg ik door dat er routine ontstond. Ik werd trots op elke 2 minuten die ik weer van mijn kampopbouw wist af te snoepen en ook met opbreken en opladen van de bagage op mijn motor sloop er een efficiënte routine in mijn handelen.
Stiekem ging ik er op letten bij andere vakantiegangers die in het zicht van mijn kampeerplek met hun fiets aankwamen. Je kon aan de handelingen zien hoe lang ze al op pad waren. Zij die net hun eerste nacht op een camping doorbrachten waren ronduit aan het prutsen. Soms versterkt door een regenbui of harde wind. Maar degene die al wat dagen op pad en op doorreis waren werkten sneller en pakten hun spullen in volgorde van bruikbaarheid in en uit.
Mijn conclusie was en is dat mensen behoefte hebben aan structuur, overzicht, duidelijkheid en voorspelbaarheid. In algemene zin. Maar nu weer terug naar de gemeente, of liever gezegd, mijn gemeente. De gemeente Westerkwartier in de provincie Groningen. Een van de grootste plattelandsgemeentes van Nederland melden ze zelf trots op hun site. Moet je daar trots op zijn eigenlijk? Misschien vanuit het perspectief van de gemeente als organisatie, maar vanuit het perspectief van de burger? Ik vraag het me af om het volgende.
In het kader van leefstijl en bewegen en de noodzaak aanbod te behouden in dit deel van de gemeente waar drie dorpen sinds 1,5 jaar zijn toegevoegd aan deze grote gemeente, polste ik bij een ambtenaar naar de mogelijkheden om een gymzaal in beheer te nemen. Dit om te voorkomen dat als de gemeente op termijn zijn accommodaties en sport aanbod overziet, er zaken van de hand worden gedaan. Een patroon die je in meer fusiegemeenten ziet. Op zich niet een rare vraag van een burger die in de eigen regio de sport wil behouden. De ambtenaar in kwestie stak van wal: Zijn enorme portefeuille was alleen bij hem bekend en na een korte periode van burn out was men er in zijn gemeente ook achter gekomen dat hij wel heel hard moest werken. Hij ging gebukt onder veel werk en collega’s die dat niet serieus namen.
Na deze uiteenzetting die wel een kleine 20 minuten duurde, klapte hij het scherm van zijn laptop open en er verscheen een brede grijns op zijn gezicht. Naïef als ik was dacht in nog teder dat hij een foto van een kleinkind, echtgenoot of zijn konijn op het scherm zag en hierom moest lachen maar niets was minder waar. Hij vertelde me vanachter het scherm dat hij op zijn Excelsheet de kosten voor een dergelijke sportzaal zag en of ik wel wist wat dat allemaal wel niet inhield? Zijn glimlach was vooral dus bedoeld om de onwetende ondernemer, ik dus, te imponeren met informatie die hij had en ik niet. Hij zag het niet zitten. Mijn vraag was niet reëel. Op basis van zijn lachwekkende Excelsheet, zonder mij van de inhoud ervan op de hoogte te brengen.
Na nog wat heen en weer gepraat stond ik drie kwartier na ontvangst op de parkeerplaats van het gemeentehuis (een van de drie want in fusiegemeentes hebben ze aan gebouwen geen gebrek en kijken met een tedere glimlach naar de kosten overzichten). De lachende ambtenaar had de onwetende burger efficiënt en doelmatig de deur gewezen. De man had weer een lastig dossier weten te pareren. Knap want de burn out had hem een ding geleerd, hij moest op tijd voorkomen te veel werk op zich te nemen. Nee zeggen is al moeilijk genoeg.
Nu hoor ik je denken… ‘Waar mensen werken worden wel eens fouten gemaakt. En als je vragen stelt die buiten de routine vallen dan krijg je niet gelijk de handen op elkaar. Je hebt net zelf een heel verhaal verteld over je eigen ervaring hiermee.’
Klopt. Dat is waar. Maar dit staat niet op zich.
Na de teleurstelling uit deze ontmoeting met de lachende ambtenaar besloten we niet bij de pakken te gaan neerzitten. We wilden ons weer bezig gaan houden met waar we goed in zijn, sport en beweeg aanbod realiseren. Om deze reden wilden we workshops op eigen initiatief organiseren in de bewuste sportzaal en we huurden het van de gemeente op uurbasis. Eind goed al goed. Er kwamen boven verwachting veel mensen op af en het resulteerde in een behoorlijke inschrijving. We konden starten met drie groepen. Vanuit het niets. We moesten er wellicht een paar kleine aanpassingen komen in de sportzaal dus de verhuurder gebeld, de gemeente. Ik werd doorverbonden met een dame die erover ging, maar die er niet over bleek te gaan, aldus haarzelf. Wel wilde ze een collega vragen mij terug te bellen. Heel mooi, zo dacht ik.
Een paar dagen later belde dame twee van de gemeente en stak van wal nadat ik mijn naam had genoemd. “U gaat er blijkbaar van uit dat als u iets in de sportzaal wilt wij zomaar aanpassingen gaan doen in die ruimte.” En verder, “waarom gaat u niet eerst eens informeren of de zaal geschikt is voor dergelijke sportbeoefening?”.
Met verbazing probeerde ik te begrijpen wat er gebeurde, was dit een grap? Na een poosje het referaat te hebben aangehoord viel ik bijna van mijn stoel. Pas toen ik haar had uitgelegd dat we zelf een initiatief hadden genomen voor een workshop, zoveel enthousiaste mensen hebben geworven uit de regio die hiermee niet naar een stad in de buurt hoeven voor een dergelijke sportbeoefening, dat ik ervan uitga dat de gemeente samen met mij blij kan zijn over zoveel mensen die gaan sporten en bewegen en dat ik me verbaas over de toon die werd aangeslagen bond de ambtenaar in. “Oh, excuus “(dat wel) “dat wist ik niet. Ik kreeg een briefje van een collega waarop stond dat ik even wat aanpassingen moest regelen en dat vond ik raar.”
Soms is een routine een bottleneck, dikwijls is communicatie een manier om het op te lossen. Bij mijn gemeente is de routine er blijkbaar ingeslopen dat men de gebrekkige onderlinge communicatie (“briefje op het bureau”) niet omzet in een vraag (dienstverlenend) maar de conclusie trekt dat er een lastige burger probeert de gemeente aan het werk te zetten. (blijkbaar niet de bedoeling)
Beste gemeente, We zijn erin geslaagd 45 mensen aan het sporten te krijgen. Dat deden we al in allerlei ander aanbod in uw en onze gemeente. Tientallen zijn zonder uw tussen komst en bemoeienis aan de beweegnorm gekomen en tientallen sporten dagelijks in hun eigen woonomgeving. Ze ontmoeten hier hun buurt genoten, ze hebben plezier in de lessen die worden geboden, voelen zich sterker worden, zijn bewuster gaan leven, er zijn vriendschappen ontstaan en mensen gaan gezamenlijk op pad om wedstrijdjes te doen, gaan hierna met zijn allen een gezellige afsluiting doen in de plaatselijke horeca. En dat is allemaal mogelijk omdat er burgers wonen in uw gemeente die dit mogelijk maken. Die werk maken van inclusiviteit, participatie en weet ik welke termen er in uw beleidstukken nog meer staan. U werkt voor hen.
Laat de lachende ambtenaar het lachen vergaan en bedenk hoe het anders kan. Laat de belerende toon achterwege als u de correspondentie van uw organisatie vertaald in aannames dat het wel weer een lastige burger zal zijn die van alles wil. Maar stel een vraag, meer niet. Gewoon een vraag. En denk eens na of uw organisatie de uitdaging durft aan te gaan weer voor de burger te gaan werken op een manier dat deze burger zich serieus genomen voelt.
Tijdens mijn heimelijke bespieding tijdens mijn reis zag ik ook andere, vaak vermakelijke dingen. Het waren de mensen die hun tent of caravan probeerde te installeren en waarbij hun routines even niet helpend waren. Ter plekke moest men zich aanpassen aan de plek waar men zich niet had voorbereid. Hoe vaster de routine en de gewoonte hoe meer het knalde tussen de reisgenoten. Communicatie onderling over welke keuzes moesten worden gemaakt leidde bij hen tot hilarische ruzies. Met als klap op de vuurpijl de man en vrouw die hun caravan op een schuin stuk loskoppelden van de auto. Hieraan voorafging al een twist over hoe de caravan te plaatsen en een discussie over waar de zon op kwam. Hoewel de vrouw gelijk had lachte de man haar uit en beende hoofdschuddend bij haar vandaan naar de dissel aan de auto. Hij riep nog, “je moet gelijk gaan duwen als ik loskoppel”. Nog schuddend met het hoofd en met een ferme beweging koppelde hij de caravan los, die gelijk een richting op rolde die de zwaartekracht nu eenmaal heeft bepaald. Naar achteren, de schuine helling af en terwijl de vrouw opzij sprong om het vege lijf te redden rolde hun vakantieverblijf de camping af, naar de rotsen aan de blauwe idyllische zee waar de zon vanavond onderging. (zij had gelijk) Nu met de laatste stralen op twee zwarte caravan wielen die nog net boven het bruisende water uit staken van de caravan, op de rug.